Croissance du cabinet
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6 min de lecture
Un accueil ne perd pas sa journée au volume. Il la perd à la répétition : le même nom écrit sur l'agenda, puis sur le registre, puis sur la facture — trois occasions de se tromper, et trois moments de la matinée où personne ne regarde le patient.
Où l'accueil perd son temps
L'accueil perd du temps partout où la même information est écrite deux fois : le rendez-vous à un endroit, l'arrivée à un autre, la facture à un troisième. Quatre moments concentrent presque tout — la prise de rendez-vous, l'arrivée, la file d'attente, la facture.
Une définition, posée une fois. L'accueil, c'est celui ou celle qui tient l'agenda, le téléphone et la caisse : une secrétaire dans certains cabinets, une épouse dans d'autres, le médecin entre deux patients dans bien des cas.
Chacun se mesure de la même façon : combien de fois faut-il saisir la même information avant la fermeture. Comment la journée se remplit avant l'ouverture du comptoir, et la place qu'y tient la prise de rendez-vous en ligne, est un sujet à part ; cet article commence au comptoir.
Un agenda, une file
Un agenda unique côté cabinet, dans les trois forfaits, avec planification par glisser-déposer et détection des conflits. Deux visites déposées sur le même créneau apparaissent comme un conflit signalé, non comme une découverte en salle d'attente, et les patients sans rendez-vous entrent dans une file au lieu d'être insérés à la main dans la grille.
La synchronisation d'agenda Microsoft 365 et Outlook est incluse dans les trois forfaits. Un second terme, défini une fois : la connexion du patient est la façon dont une personne est rattachée à son propre dossier — par e-mail, SMS, lien, identifiant patient ou QR code — et non la façon dont un rendez-vous est créé.
La file que décrit cette page est la liste que l'accueil tient réellement, visible de l'accueil et du médecin. Jugez-la sur votre propre lundi matin : si l'ordre d'arrivée vit aujourd'hui dans la mémoire de votre secrétaire, une liste partagée est tout le progrès.
Le rappel est une question de canal
Les rappels de rendez-vous par notification et dans l'application sont inclus dans les trois forfaits. Les rappels SMS et WhatsApp sont des crédits décomptés — et c'est cela, pas la bonne volonté, qui distingue réellement les forfaits. Le détail complet :
| Canal de rappel | Essential | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Rappels de rendez-vous, notification et in-app | Inclus | Inclus | Inclus |
| Crédits de rappels SMS | En option | 200 / mois | 500 / mois |
| Crédits de rappels WhatsApp | En option | 200 / mois | 500 / mois |
Les crédits sont rechargeables sur tout forfait : le chiffre mensuel est un budget, pas un plafond. Ce que coûte un créneau vide est un calcul que vous pouvez faire et nous pas : les créneaux perdus dans une semaine ordinaire, multipliés par votre tarif de consultation, multipliés par les semaines réellement travaillées. Nous ne publions aucun pourcentage ; tous ceux qui circulent ont été mesurés dans un autre cabinet.
Ces canaux — notification et in-app dans les trois forfaits, SMS et WhatsApp au crédit — sont ce que décrit cette page. Jusqu'où vont les rappels de rendez-vous est traité en détail ailleurs.
Déléguer, avec périmètre et journal
Les postes de secrétariat sont comptés par forfait : un sur Essential, trois sur Pro, cinq sur Premium. Chaque médecin accorde à ses assistants des permissions délimitées, et chaque accès est consigné dans le journal d'audit, complet à partir de Pro. Tenir le comptoir n'exige pas d'ouvrir le dossier clinique.
Quatre de ces permissions figurent dans l'interface : gérer l'agenda, créer des factures, consulter les notes cliniques, écrire aux patients. Les permissions s'activent une par une et se consignent une par une.
Le journal qui les suit dépend du forfait, et cette limite mérite d'être imprimée plutôt que décrite. Le journal d'audit complet — chaque lecture et chaque écriture, secrétaire par secrétaire — commence au forfait Pro, et la recherche dans le journal, avec son interface d'investigation, est réservée à Premium. Sur Essential, ni l'un ni l'autre n'est inclus, et nous préférons écrire cette limite noir sur blanc plutôt que de la laisser découvrir après la signature. Jusqu'où la délégation peut aller relève des permissions de la secrétaire.
L'arrivée, c'est là que commence la facture
L'acte saisi une seule fois, à l'arrivée, est ce dont la facture sera bâtie plus tard. Après la consultation, la facture est générée avec la part patient, la part CNAM et le code CNAM, et le bordereau est généré à partir de cette facture. L'acheminement du dossier à la caisse reste à la charge du cabinet.
La première proposition est toute la part de l'accueil : saisir l'acte quand le patient se présente. La facturation avec paiements manuels — espèces, chèque, virement, carte, assurance — est dans tous les forfaits, et un règlement encaissé au comptoir est enregistré et rapproché automatiquement de sa facture. La facturation automatique depuis la consultation commence au forfait Pro.
Ce que cela change au comptoir est modeste et cumulatif : le patient déjà saisi n'est pas saisi une seconde fois, et la facture ne s'assemble pas à dix-neuf heures à partir d'un bout de papier. La facturation CNAM mérite une lecture à part, mais la part de l'accueil tient en une saisie, faite une fois.
À retenir
Saisissez chaque information au moment où elle existe pour la première fois : le rendez-vous sur l'agenda partagé, l'arrivée dans la file, l'acte à l'accueil. Chaque document ultérieur — la facture, la part patient, le bordereau — se construit alors à partir d'une saisie déjà faite. Le plafond, lui, est mesuré plutôt qu'affirmé : McKinsey Global Institute, A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity, 2017 établit qu'environ la moitié des activités de travail sont techniquement automatisables avec des technologies déjà démontrées, tandis que moins de 5 % des métiers le sont de bout en bout — une étude sur le travail en général et non sur les cabinets, si bien que la transposer aux quatre moments de l'accueil est notre propre raisonnement. Doctopass enregistre l'ordre d'arrivée ; cette page ne décrit que la liste que l'accueil tient.
Questions fréquentes
À combien de secrétaires puis-je donner un accès ?
Une sur Essential, trois sur Pro, cinq sur Premium. Chacune reçoit du médecin des permissions délimitées plutôt qu'un rôle global, et chaque accès est consigné dans le journal d'audit, complet à partir de Pro. Quatre permissions sont visibles dans l'interface — gérer l'agenda, créer des factures, consulter les notes cliniques, écrire aux patients — et aucun total n'est affirmé.
Mes patients peuvent-ils recevoir un rappel par SMS ?
Oui, au moyen de crédits. Les rappels par notification et dans l'application sont inclus dans les trois forfaits ; le SMS et WhatsApp sont décomptés : en option sur Essential, 200 par mois sur Pro, 500 par mois sur Premium, et rechargeables sur tout forfait.
Qui peut voir qu'une secrétaire a ouvert un dossier ?
Le médecin, sur les forfaits qui portent la trace. La journalisation complète enregistre chaque accès aux données du patient — qui a consulté, qui a modifié, et quand — et cette trace répond au médecin, pas au comptoir. Le journal d'audit complet commence au forfait Pro ; la recherche dans le journal, avec l'interface d'investigation, est réservée à Premium. Essential ne porte ni l'un ni l'autre, et nous préférons écrire cette limite plutôt que de la laisser découvrir après la signature.
Combien coûte un poste, et qu'est-ce qui se facture en plus ?
69 DT pour Essential, 159 DT pour Pro et 269 DT pour Premium, par médecin et par mois, facturés annuellement. Les patients sont gratuits et illimités sur tous les forfaits : une salle d'attente pleine ne change pas la facture. Ni frais d'installation ni facturation à la note, la migration des données est gratuite, et chaque forfait s'ouvre sur un essai gratuit de 14 jours. Le détail se trouve sur la page des tarifs.
Un accueil ne se juge pas à sa vitesse de saisie, mais au peu qu'il doit saisir deux fois. Pour voir un acte saisi au comptoir ressortir en position de file, puis en facture, puis en bordereau, demandez une démonstration de 30 minutes — apportez les arrivées d'un lundi matin ordinaire, sans-rendez-vous compris.